Soru: Başvuru sahibi, Teknik şartnamenin ve Teklif Davet Mektubunun hazırlanması ve potansiyel tedarikçilere gönderilmesi sırasında hangi hususlara dikkat etmelidir?
Cevap:
Teknik şartnameler yatırım kapsamındaki tüm harcama alanları için (Yapım işleri, makine-ekipman alımı, hizmet alımı ve görünürlük harcamaları) için ayrı ayrı hazırlanmalıdır. Teknik şartnamelerde satın alımı yapılacak her bir kalem ayrı ayrı belirtilmelidir.
Makine ve ekipman alımı, hizmet alımı ve görünürlük kapsamında yapılacak alımlar için hazırlanacak teknik şartnamede; başvuru sahibinin adı ve soyadı belirtilmeli, alımı yapılacak malların/ hizmetlerin adı, teknik özellikleri / özellikleri, birimi ve alım miktarı tablo şeklinde hazırlanmalıdır. Satın alınacak makine ve ekipmanlar başvuru yapılacak tedbirin uygun harcamalar listesine uygun olarak belirlenmelidir. Teknik şartnameler spesifik bir marka veya ürün için hazırlanmamalı, teknik şartnamede marka veya model kesinlikle belirtilmemelidir.
Kurum tarafından yapılacak değerlendirmelerde teknik şartnamenin spesifik bir marka veya ürün için hazırlandığı veya teknik şartnamede marka veya model belirtildiği tespit edilirse Kurum, başvuru sahibinden açıklama isteme, söz konusu kalemleri uygun olmayan harcama olarak değerlendirme veya teknik şartnamenin ait olduğu harcama alanının/ lotun tamamını uygun olmayan harcama olarak değerlendirme hakkına sahiptir.
Yapım işleri için hazırlanacak teknik şartnamede; başvuru sahibinin adı, soyadı ve yapım işi ile ilgili gerekli tüm koşullar belirtilmelidir. Yapım işleri ile ilgili alımlarda yapım işinin Çevre ve Şehircilik Bakanlığı/TKDK tarafından belirlenen poz no, adı, birim ve miktarının belirtildiği bir keşif özeti hazırlamalıdır. Keşif özeti, başvuru yapılacak tedbirin uygun harcamalar listesinde belirtilen her bir inşaat mahal’i için ayrı ayrı hazırlanmalıdır. Hazırlanan keşif özeti ile yapım işinin çizimleri teknik şartname ile birlikte tedarikçilere mutlaka gönderilmelidir.
Başvuru sahibi teklif davet mektubunda, teklif davet mektubunun tarihini, teklifi ne amaçla istediğini, iletişim bilgilerini, teklifin sunulması gereken son tarihi, teklifin hangi tarihe kadar (gün/ ay / yıl olarak) geçerli olacak şekilde hazırlanması gerektiğini, teklifin ekinde hangi belgeler olması gerektiğini, teklifin geçerli ve uygun olması için gereken diğer şartlar ile varsa kendi istediği özel şartları belirtmelidir.
Başvuru sahibi, tüm potansiyel tedarikçilere aynı tarihli tek tip teklif davet mektubu ile tek tip teknik şartname göndererek bunlara dayalı teklif alımı yapacak, böylece potansiyel tedarikçiler arasında adil rekabet, şeffaflık ve eşit muamele ilkesi sağlanmış olacaktır. Kurum tarafından yapılacak değerlendirmelerde tüm potansiyel tedarikçilere/ yüklenicilere aynı tarihli tek tip teklif davet mektubu ile tek tip teknik şartname gönderilmediği tespit edilirse Kurum bu tekliflerin ait olduğu harcama alanını/lotun tamamını uygun olmayan harcama olarak değerlendirme hakkına sahiptir.